При откриването на съвещанието трябва ясно и точно да се опишете обсъждания проблем и още веднъж да обърнете вниманието на присъстващите върху крайната цел на съвещанието.
За да създадете стимул за дискусия, подчертайте практическата значимост на обсъжданата тема. Положете усилия да се забелязва връзка между темата на съвещанието и интересите на неговите участници.
Уводните Ви думи трябва да се поместят в рамките на 10 минути. Можете да си запишете главната тема и подтемите и да ги поместите на видно място така, че те могат да се намират пред очите на участниците по време на дискусията.
Следете обсъждането да върви систематично. Опитайте се да подредите изказванията на участниците по реда позволяващ дискусията да се развива постепенно, съответствайки стриктната логическа схема.
Дискусията може да бъде организирана по различни начини. Можете да давате оценка веднага след като някакво предложение е внесено. Но, ако се опасявате, че критичните оценки могат да намалят творческия ентусиазъм на участниците, то е по-добре да използвате методът на тъй наречената „мозъчна атака”. Тогава са разрешени да бъдат давани всякакви предложения, дори те да изглеждат неприемливи, а оценките и критиката могат да бъдат изказвани след края на „мозъчната атака”.
Ще можете да постигнете систематичното развитие на дискусията в нужната посока, само ако непрекъснато ще внимавате говорещите да не преминават рамките на обсъждания проблем. Но, трябва да действате много дипломатично.
Ако наистина искате съвещанието да бъде полезно, трябва да се запознаете с всички гледни точки на обсъжданите проблеми, в това число и с тези, които противоречат на Вашата. Следователно, трябва много внимателно да избирате думите си. Крайните реплики от рода на „Това изобщо не е вярно” или „Вие сте в грешка” убиват мисълта и засягат говорещият. По този начин дискусията може да бъде спряна. Как трябва да действате, за да не засегнете и обидите опонента си? Придържайте се към следните правила:
- Говорете бавно и тихо, дори да сте нервни в момента;
- Обръщайте се не към опонента си, а към цялата аудитория. По този начин възниква делова и спокойна атмосфера;
- В самото начало на репликата си подчертайте, че по някои въпроси Вашите виждания и тези на опонента Ви, не съвпадат напълно. Дори можете да закрепите това си изказване с някакъв нов аргумент. Това ще направи опонента Ви по-отстъпчив. След това си изказване можете да преминете към контра-аргументите си, формулирайки ги в вид на конкретни въпроси.
