Много съвещания са обречени на неуспех още преди да са започнали. Защо? Защото този, който ги ръководи е забравил сам да се подготви и изобщо не е наясно за целите на мероприятието.
Затова, най-напред трябва ясно да определите характера на съвещанието, което смятате да проведете. Специалистите определят следните видове съвещания:
- учебно (конференция), целта на което е да се дадат на участниците необходимите знания и да се повиши тяхната квалификация;
- информационно – то е необходимо за да се обобщи информацията и да се научат различните гледни точки върху възникналите проблеми;
- разяснително – в рамките на което ръководителите се стремят да убедят сътрудниците си в правилността на провежданата фирмена политика и в неизбежността да се направят определени стъпки;
- “проблемно” – то се провежда с цел да се изработят методи за решение на някакви проблеми.
Съвещанията от последния тип, изглежда, се правят най-често. В стресовите условия, когато се разглежда някакъв проблем, не е лесно да се постигне висока ефективност на дискусията. Ръководителят може да улесни тази си задача, ако спазва следните пет правила:
1. Трябва точно и ясно да се определи темата на съвещанието
Понякога темата е определена много неясно и включва няколко аспекта. След такава формулировка на основната тема, участниците никога няма да бъдат удовлетворени от резултата на дискусията. Освен това, трябва да определите за себе си, какъв резултат искате да постигнете: да се вземе решение по един или друг въпрос, да се изработят препоръки за неговото приемане или да убедите присъстващите, че вече направените от Вас стъпки са верни.
Опирайте се върху психологическите фактори. Започнете дискусията от по-незначителната тема, която можете да решите най-лесно. Постигнатия по такъв начин „успех” ще ободри участниците.
Определете въпросите, които могат да предизвикат най-оживената дискусия, и помислете как да насочвате тяхното обсъждане.
Най-сложните проблеми опитайте се да илюстрирате нагледно, защото човек по-добре възприема нагледно представената информация, отколкото устната.
Предварително помислете, какви черти на характерите на участниците могат да се проявят в хода на съвещанието и как трябва да реагирате на тези прояви. Например, в рамките на съвещанието, провеждано час и половина, всеки участник ще може да говори 6 минути, но трябва да слуша през останалите 84 минути. Този факт е много изгоден за хората, които не обичат да се изказват, но не е изгоден за Вас, защото Ви лишава от мнението на тази категория специалисти, а то може да се окаже много ценно за Вас. Предварително помислете, как бихте могли да въвлечете в дискусията дори и най-инертните и мълчаливи участници.
Най-лесния начин да сте сигурни в това е предварително да предоставите необходимата информация на участниците в съвещанието.
Препоръчително е поканата да бъде отправена в писмен вид (може и по електронна поща). В текста на поканата трябва да бъдат посочени темата и целта на съвещанието.
Избягвайте да каните хора, които с нищо няма да помогнат за обсъждането на разглежданите на съвещанието въпроси. На хората, които няма да са полезни за обсъждането, но трябва да бъдат информирани за резултата от срещата, може да бъде изпратен протокол от проведеното съвещание.
Условията в които се провежда съвещание имат голямо влияние върху създаването на съответната атмосфера. Помещението трябва да има добра звукоизолация, нормална температура, да не бъде прекалено шикозно, нито прекалено „спартанско”, да има вентилация. Всеки участник трябва да вижда и чува говорещия, без да полага специални усилия за това.
