Text: -A A +A
Четете още в Кариера: планиране на работа, Лично развитие

Ако сте от хората, които никога не успяват да приключат работата си на време и редовно Ви се налага да работите през почивните дни, със сигурност имате проблем със своята работна ефективност. Този проблем понякога имат и добри професионалисти, които не успяват да организират работата си така, че да покажат добър резултат. И Вие имате този проблем? Да видим, защо не успявате да използвате работното си време с възможно най-добър и навременен резултат и как можете да оправите нещата?

Фото: stock.xchng

Посочваме Ви шест причини, поради които най-често страда Вашата ефективност:

1. Не знаете, с какво да се захванете най-напред

Вие винаги имате толкова много планирани задачи, че направо не знаете, с какво да се захванете най-напред. Като резултат от тази затрупаност, се захващате с първата задача, за която се сещате в момента. Най-често тази задача не е от най-важните и спешни.

Решението на този проблем е в планирането на ежедневната Ви работа. Отделете само 10-15 минути на ден, през които да определите приоритети на задачите, които трябва да изпълните през деня.

Планирането на задачите е много полезно и за по-дълъг срок – седмица, месец, дори година. Това изобщо не е трудно. Трябва само да си направите ежедневник, където да записвате задачите си за всеки ден, седмицата и месец. Когато Ви се появи някаква нова задача, трябва веднага да й определите крайния срок и да я запишете на съответното място в ежедневника си. Тогава няма да се чудите, какво да направите най-напред – ще трябва само да погледнете програмата си за деня и да се захванете за работа.

2. Не избирате най-подходящото време

Напълно е възможно да не избирате много подходящ час или ден, за да свършите определена задача. Например, смята се, че в понеделник човекът не е в най-добрата си работна форма. Опитайте се да не планирате за този ден сложни задачи, най вече тези, свързани със съвместната работа с други хора.

Определете за себе си най-продуктивните часове от деня и дните от седмицата и планирайте най-сложните си задачи за това време.

3. Позволявате на колегите си непрекъснато да Ви разсейват

Ако имате практика да позволявате на своите колеги непрекъснато да Ви разсейват по лични или не наложителни в момента служебни въпроси, със сигурност не успявате да се справите на време със своите задачи. Вие най-добре познавате работния си график и знаете, по кое време графикът Ви е най-натоварен. Обяснете любезно на колегите си, кога те не бива да Ви притесняват и им посочете удобно за Вас време, което можете да им отделите. Разбира се, че и Вие също трябва да се съобразявате с работния график на колегите си.

Планирайки работния си график за деня, не забравяйте да отделите малко време (половин час, например) за непредвидените задачи – например, някаква спешна задача, която Вашия началник Ви възлага в последния момент.

4. Не си давате почивка

Случва ли Ви се да работите цял ден, без да си направите и минута почивка? Ако това Ви се случва често, не се изненадвайте, че към края на деня Вашата работоспособност на практика вече е нулева.

Давайте си почивка, правете паузи от по няколко минути през деня и не пропускайте да ползвате обедната си почивка. Поддържайте нормално съотношение между натоварването и почивките и ще запазите работоспособността си, а и здравето си, за по-дълго време.

5. Имате купчини на бюрото си

За съжаление, купчините запълващи бюрото, пречат на ефективната работа. Вместо веднага да започнете работата си, сте принудени да отделяте време, за да намерите необходимият Ви документ. Не се заблуждавайте, че „винаги ще си намерите търсеното”, защото сте свикнали да се ориентирате в купчините на бюрото си. Ще се изненадате, колко по-лесен ще стане живота Ви, ако си оправите залежите.

Организирайте работното си място така, че да можете бързо да намирате необходимите Ви документи. Освен това, подреденото работно място е по-приятно за работа и Ви представя като професионалист.

6. Не планирате телефонните си разговори и преписката по електронната си поща

Телефонни обаждания и безсмислената преписка по електронната поща са две от най-често срещаните причини, влияещи върху ефективността на работата ни.

Проблемът с електронната поща се решава лесно. Трябва да се отървете от навика непрекъснато да преглеждате пощенската си кутия. Отделете си за това половин час (или по-малко) в първата половина на деня и още половин час – във втората половина на деня. Изградете си навика, веднага да отговаряте на писмата, оставяйки „за по-късно” само тези от тях, които наистина изискват, някакво допълнително уточняване.

Избягвайте да проточвате телефонните си разговори. Опитайте се да говорите, колкото се може по-кратко и по същество. Когато, Вие трябва да направите служебно обаждане, обмислете предварително темата на разговора, за да можете да бъдете кратки и точни.

Успех!

Четете още в Кариера: планиране на работа, Лично развитие
Прочетено: 7,302 пъти Източник на статията: Портал Кариерист | 16.03.2009г.

Кликнете върху социалния бутон и споделете тази статия с приятели!