Text: -A A +A

Трябва да напиша официално писмо-запитване-предложение /нещо общо между трите/, което трябва да е адресирано до прекия ми ръководител, мениджърът на отдела и мениджър Човешки ресурси. Не зная до кого е оригиналът и до кого са копията или се адресира и до тримата едновременно приложено и въобще какъв е протокола.

Фото: stock.xchng

Здравейте, случайно попаднах на вашия сайт и съм очарована. Имам нужда от съвет, за което предварително Ви благодаря. Трябва да напиша официално писмо-запитване-предложение (нещо общо между трите), което трябва да е адресирано до прекия ми ръководител, мениджърът на отдела и мениджър Човешки ресурси. Не зная до кого е оригиналът и до кого са копията или се адресира и до тримата едновременно приложено и въобще какъв е протокола. Още един път - предварително искрено Ви благодаря. Милена Петкова


Уважаема Милена, Благодарим Ви за добрите думи, които сте написали за сайта ни. Надявамe се да Ви бъдем полезни.

Адресирайки писмо до няколко официални лица, трябва да отчитате следното: какво е мястото на всеки от адресатите в йерархията на фирмата/фирмите, каква е целта на писмото и какви действия очаквате от лицата, до които изпращате писмото.

Първият в списъка винаги е този с по-високо йерархично положение. Когато има няколко лица с еднакво положение, изхождайте от това, каква е целта на писмото. Например, ако запитването Ви касае основно трудовите Ви отношения, по-добре е да сложите на първо място Мениджъра на “Човешките ресурси”.

Ако предложението Ви касае основно технологията на работа – Мениджъра на отдела, в който работите. До колкото разбирамe, прекият Ви ръководител е подчинен на мениджъра на Вашият отдел, затова в случая той ще стои на трето място.

Вие имате три възможности да адресирате писмата:

1. До един от мениджърите на отдел + копие до другият мениджър на отдел + копие до прекият Ви ръководител


До
Г-н Иван Петров – Мениджър на отдел “Продажби” Във фирма “АБВ”

Копие до:
Г-жа Иванка Петрова – Мениджър на отдел “Човешки ресурси”, “АБВ”

Г-н Иван Иванов – Началник на сектор в отдел “Продажби”, “АБВ”

 

Уважаеми г-н Петров,

/Текстът на писмото/

С уважение, Милена Петкова – служител в сектор “АА” в отдел “Продажби” на фирма “АБВ”


Съществува една тънка разлика между прякото адресиране на писмото и копие: в първият случай очаквате някакво конкретно действие от адресата, а във вторият по-скоро го уведомявате за нещо. Няма логика да изпращате едно пряко писмо до ръководителя и негов подчинен, защото решението се взима от по-висшестоящият в йерархията. Но, когато запитването се отнася до Вашата пряка работа, добре е да уведомите за своето запитване/предложение прекия си ръководител.

2. До тримата едновременно


До
Г-н Иван Петров – Мениджър на отдел “Продажби”, “АБВ”

Г-жа Иванка Петрова – Мениджър на отдел “Човешки ресурси”, “АБВ”

Г-н Иван Иванов – Началник на сектор в отдел “Продажби”, “АБВ”

 

Уважаеми госпожи и господа,

/Текстът на писмото/

С уважение, Милена Петкова – служител в сектор “АА” в отдел “Продажби” на фирма “АБВ”


Обикновено, този начин се използва, когато и тримата в списъка са с еднакво йерархично положение в една фирма или в няколко различни фирми и очаквате конкретно действие и от тримата. Във Вашият случай това не е много удачно.

3. Да подготвите три различни писма до трима получатели

Този начин е подходящ, когато искате да изложите различни неща на тримата получатели. Например, когато имате три различни молби или искате да акцентирате върху различните части от молбата си или мотивите си. В този случай е добре в писмото да посочите, че по същият въпрос сте изпратили писма и до останалите двама адресати.

Този начин е подходящ, когато не сте сигурни, кой от тримата ще взима решение по Вашият въпрос. В случая не е добре трите писма да бъдат напълно еднакви. Съдържанието им трябва да отговаря на очакванията Ви за действията на конкретен получател.

Във Вашият случай, Милена, смятаме, че е по-добре да напишете едно писмо, адресирано до един от мениджърите (според естеството на молбата/предложението Ви) с копие до другия мениджър. След това да напишете друго писмо, адресирано до прекият Ви ръководител. То може да бъде кратко, например:


До
Г-н Иван Иванов – Началник на сектор в отдел “Продажби”, “АБВ”
 

Уважаеми г-н Иванов,

Уведомявам Ви, че изпратих/предоставих на г-н Иван Петров – Мениджър на отдел “Продажби” и г-жа Иванка Петрова – Мениджър на отдел “Човешки ресурси”, моите предложения, касаещи .......

Прилагам за сведение моето писмо, адресирано до тях.

С уважение, Милена Петкова – служител в сектор “АА” в отдел “Продажби” на фирма “АБВ”


Още една тънкост – преките ръководители не обичат подчинените им да действат през тяхната глава. Когато не можете да го избегнете, уведомявайте ги за своите действия. Ако не сте сигурни за тяхната реакция, напишете три различни писма, като в това до прекият Ви ръководител и до мениджъра на Вашият отдел посочете мотивите Ви да се обърнете пряко и към Мениджъра на отдел “Човешки ресурси”.

Пожелавам Ви успешна кариера!

Прочетено: 46,649 пъти Източник на статията: Портал Кариерист | 13.08.2006г.

Кликнете върху социалния бутон и споделете тази статия с приятели!



Коментари

Здравейте? Имам един въпрос -когато изпращаш писмо до двама получатели – кмет и МК как е правилно да го адресираш и с един и същи изходящ номер ли трябва да бъдат двете писма, като се има предвид че, първо е адресирано до кмета, а копието е до МК.Благодаря


Добави коментар