На пръв поглед няма нищо по-хубаво, когато шефа Ви все го няма в офиса. Няма кой да Ви наднича през рамото и през десет минути да пита: Какво правиш?. От друга страна, не е лесно да поемете отговорност, за някакво важно решение, когато нямате никаква представа, какво мисли шефът Ви по въпроса. А и великите Ви постижения на трудовия фронт минават незабелязани от прякото ръководство.
Нещата в работата стават още по-объркани, когато и Вие самият сте някакъв началник. Налага се да лавирате „между чука и наковалнята” – между своите подчинени и най-големия шеф, който по една случайност непрекъснато отсъства.
Гореописаните проблеми не са Ви чужди и от опит знаете, какво е да работите, когато шефът Ви непрекъснато се намира в движение (командировки, семинари, срещи)? Бихме искали малко да Ви улесним живота и да Ви дадем няколко препоръки, които, се надяваме, ще Ви спестят някои неприятности:
Комуникация
Повечето началници се оплакват, че когато те са на път, все не могат да се свържат по телефона със своите подчинени. За подчинените този проблем е още по-актуален. Разбира се, че мобилният телефон значително улеснява комуникацията с любимият Ви началник, но какво да правите ако слушалката упорито Ви отговаря, че „абонатът в момента е недостъпен”?
Съществуват няколко начина да направите комуникация с пътуващият Ви началник ефективна:
- Направете обажданията на своя началник с „приоритет номер едно”. Обаждайте се на всяко негово позвъняване незабавно и помолете колегите и подчинените си да Ви викат веднага, когато той се обажда на стационарния телефон.
- Ако по някаква важна причина не можете да се обадите на шефа си веднага, разберете се с него, той да Ви оставя съобщения на телефонния Ви секретар, или да предава съобщенията си на служителя, вдигнал слушалката. В случаите, когато началникът Ви трябва да Ви съобщи нещо поверително, но не можете да му се обадите на мобилния телефон, помолете го, той да остави някакъв временен телефон за връзка, на който бихте могли да му се обадите в рамките на следващите 10-20 минути.
- Разделяйте служебните си и личните си телефони. Служебният телефон трябва да се ползва само за връзка с шефа, с колегите по работа и хората, свързани с изпълнението на Вашите служебни задължения. Не давайте този номер на роднините си, приятелите и познатите. Връзката с тях трябва да осъществявате чрез личния си телефон.
- Носете със себе си мобилният си телефон навсякъде през работното си време. Ако имате важна среща и не искате някой да ви притеснява, изключете звука на апарата, но не забравяйте да поглеждате, дали не сте пропуснали важно обаждане.
Когато шефът Ви отсъства, Вашите колеги и подчинени могат да останат с впечатлението, че имате повечко свободно време. Разбира се, че ще се намерят доста мераклии да Ви прехвърлят част от задачите си, мислейки, че не сте натоварени. Как бихте могли да се справите с тази ситуация?
- Спазвайте стриктно работното си време. Не пропускайте задачите от работния си график и не давайте да го правят подчинените Ви, ако имате такива.
- Внимавайте, какви решения вземате по въпросите, за които шефът Ви е прехвърлил своите пълномощия. Не се подвеждайте да правите „добрини” на своите колеги, когато замествате началника си. Не бива след връщането си, той да завари някакви непоправими ситуации, в които никога не би изпаднал сам, ако не е отсъствал.
- Приемайте важните нареждания и задачи само от началника си. Дори, ако някой идва при Вас и казва, че шефът Ви е помолил този «някой» да Ви пердаде да направите нещо. Дори това наистина да е така, шефът Ви трябва предварително да Ви предупреди, кой ще го замества и ще Ви възлага задачи (и, съответно, ще носи отговорност за това). Ако лично Вие замествате началника си, той изрично трябва да го каже на Вас и на Вашите колеги или да подпише заповед, ако смята да отсъства по-дълго време.
- Ако позволите всеки колега и по-висшестоящ ръководител да Ви възлага задачи, без да има пълномощия за това, ще работите хаотично и най-накрая ще направите някаква грешка. Познайте, кой ще бъде отговорен за това?
Когато няма човек, който Ви наблюдава през целия Ви работен ден, лесно е да се отпуснете и да пилеете работното си време. Контролирайте себе си и действайте като професионалист. По този начин няма да занемарите своите работни задължения, а и няма да се притеснявате, някакъв „доброжелател” после да изпее на началника Ви, че сте си правили обедни почивки от по два часа, а останалото време сте прекарвали водейки лични разговори по служебния телефон.
Бъдете отговорни и предведливи, тогава няма да се притеснявате, че шефа Ви го няма.
